個人情報および特定個人情報の適正な取り扱いに関する基本方針

 はちおうじ総務相談所(以下、当事務所)は、顧問先の皆様をはじめとした利害関係者に関する、個人情報および特定個人情報(以下、個人情報等)を、業務を通じて取り扱います。当事務所では、個人情報等の厳格な保護を重大な社会的責任と認識し、個人情報等の適正な取り扱いに関する基本方針を定めます。

1.事業者の名称および取扱業務について

 名  称:はちおうじ総務相談所
 取扱業務:行政書士業・社会保険労務士業・経営コンサルタント業

2.関係法令・ガイドライン等の順守について

 当事務所は、個人情報および特定個人情報に関する法令、国が定める指針、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」、「社労士のためのマイナンバー対応ハンドブック」およびその他の規範を順守し、個人情報等を適正に取り扱います。

3.安全管理措置について

 当事務所は、個人情報等の安全管理措置に関して、個人情報等の漏えい、滅失または毀損の防止その他適切な管理のために必要な措置を講じます。
 個人情報等の取り扱いに際し、第三者へ業務を委託する場合は、事前に本人の許諾を得て、十分な管理体制を有する委託先を選定し、必要かつ適切な指導・監督を行うものとします。

4.個人番号を含まない個人情報の利用目的について

 当事務所では、提供を受けた個人情報を、次の目的で利用いたします。
 (1)当事務所に委託された業務を遂行するため
  例:許認可申請・社会保険事務手続において申請者等の情報が必要な場合
 (2)当事務所の新サービス等に関する情報をお届けするため
  例:年賀状・暑中見舞・事務所通信等の発送

5.個人情報等の取り扱いの範囲および体制について

 当事務所では、個人番号を取り扱う事務の範囲および特定個人情報等(事務において使用する個人番号及び個人番号と関連付けて管理する個人情報、氏名、生年月日等)の範囲を特定し、事務取扱担当者を明確にいたします。また、特定個人情報取扱規程を策定し、特定個人情報を取り扱う体制の整備を行います。

6.個人情報等に関する問合せ窓口

 個人情報等の取り扱いに関する、本人からの苦情および問い合わせについては、適切かつ迅速な対応を行うための体制を整えます。当事務所における個人情報等の取り扱いに関するご質問や苦情に関しては、下記の窓口にご連絡ください。
 
 本方針は、全従業者に周知、徹底するとともに、当事務所外に対しても公表いたします。また、従業者の教育、啓発に努め、特定個人情報保護意識の維持向上を図ります。
 
2015.11.01 策定
2017.05.30 改訂
 

個人情報等お問い合わせ窓口

個人情報等管理責任者 長岡 俊行
電話:042−636−4000(平日8:30〜17:30)
 

特定個人情報に関して当事務所で取り扱う事務の範囲および利用目的

 当事務所が、当事務所の従業員または第三者から取得する特定個人情報等および委託契約書に基づく特定個人情報等の利用目的は、以下に掲げる個人番号を取り扱う事務の範囲内とします。
 

1.従業者に係る個人番号関係事務

(1)雇用保険届出事務*
(2)健康保険・厚生年金保険届出事務*
(3)労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
(4)給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務

2.従業者以外の個人に係る個人番号関係事務

(1)報酬・料金等の支払調書作成事務
(2)配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
(3)国民年金第3号被保険者届出事務
(4)不動産の使用料等の支払調書作成事務
(5)不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務

3.委託契約に基づく個人番号関係事務

(1)雇用保険届出事務*
(2)健康保険・厚生年金保届出事務*
(3)労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
(4)賃金計算事務等

4.上記1~3に付随して行う事務

 
 *適用、給付および助成金に関する事務を含みます。